項目監(jiān)理方與建設(shè)方的溝通管理
在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理方處理好建設(shè)方、監(jiān)理方、承包方的關(guān)系，對整個工程建設(shè)的順利進行起到極為關(guān)鍵的作用。就三方關(guān)系而言，建設(shè)方分別與監(jiān)理方和承包方的關(guān)系是合同關(guān)系，而監(jiān)理方與承包方之間沒有合同關(guān)系。監(jiān)理方作為建設(shè)工程的三大主體之一，在建設(shè)單位授權(quán)下承擔著對施工承包合同進行全面管理，并對工程質(zhì)量、造價、進度目標進行監(jiān)督管理，以確保工程目標的全面實現(xiàn)。監(jiān)理方按照監(jiān)理合同中約定的監(jiān)理范圍、權(quán)力以及建設(shè)方的授權(quán)，開展對承包方的管理工作;承包方根據(jù)法律、規(guī)范的規(guī)定和它與建設(shè)單位簽訂的有關(guān)建設(shè)工程合同的規(guī)定接受工程監(jiān)理方對其建設(shè)行為進行的監(jiān)督管理，接受并配合監(jiān)理其履行合同的一種行為?？梢姡O(jiān)理方在委托監(jiān)理的工程中擁有一定的管理權(quán)限，能夠開展管理活動，是建設(shè)單位授權(quán)的結(jié)果。
因此，說到監(jiān)理方與項目建設(shè)各方的溝通，建設(shè)單位應是列在第一位的。只有讓建設(shè)單位充分了解監(jiān)理方的能力，對監(jiān)理服務(wù)可能達到的效果充滿信心，才可能對監(jiān)理方給予相應的授權(quán)，并在過程中積極支持監(jiān)理方開展工作。要達到這樣的效果，除了監(jiān)理方認真履行自己的職責，完成好本職工作以外，還要靠監(jiān)理方與建設(shè)方在整個建設(shè)過程中全方位的、不間斷的溝通。通過溝通，監(jiān)理方可以了解建設(shè)方的意圖、需要和關(guān)注焦點等信息，在分析信息的基礎(chǔ)上，向建設(shè)方提供專業(yè)的、有針對性的監(jiān)理服務(wù);通過溝通，建設(shè)方可以了解監(jiān)理方在工程建設(shè)中做了些什么，提出了那些建設(shè)性意見等等，讓建設(shè)方感受到監(jiān)理方在工程建設(shè)中起到的作用，加強建設(shè)方對監(jiān)理方信任和支持，這樣的結(jié)果就是溝通的目的。
監(jiān)理方與建設(shè)方的溝通按時間段可分為服務(wù)提供之前，服務(wù)過程中及服務(wù)實現(xiàn)后三個階段，三個階段溝通的目的和內(nèi)容是相互聯(lián)系但有些區(qū)別的。在服務(wù)過程中的溝通主要是由項目監(jiān)理來實現(xiàn)的，監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量的水平如何，建設(shè)方是否滿意服務(wù)質(zhì)量就是在這個階段體現(xiàn)出來的。所以，提供服務(wù)過程中也就是項目監(jiān)理部與建設(shè)方的溝通就顯得特別重要。下面就淺談一下項目監(jiān)理部與建設(shè)方的溝通。
溝通的形式是多種的，但歸納起來可以劃分為書面形式的溝通、會議形式的溝通、日常工作中的交流溝通等。
1、書面形式的溝通
包括監(jiān)理規(guī)劃、參建各方工作制度、監(jiān)理月報、監(jiān)理工程師通知、業(yè)主意見調(diào)查表等等，不同的書面形式的溝通，代表著不同的作用。
(1)監(jiān)理規(guī)劃。監(jiān)理規(guī)劃是根據(jù)合同、監(jiān)理大綱、工程特點等內(nèi)容，由總監(jiān)組織編寫并經(jīng)公司技術(shù)負責人審核合格后，在開工后15天之內(nèi)提交給建設(shè)方的文件。監(jiān)理規(guī)劃是項目監(jiān)理部開展項目監(jiān)理工作的指導性文件，同時監(jiān)理方報送建設(shè)方的目的也是讓建設(shè)方全面了解項目監(jiān)理部的組織機構(gòu)、人員分工、崗位職責、工作內(nèi)容、工作方法和措施、工作程序、工作制度、監(jiān)理資源投入和管理等監(jiān)理任務(wù)的內(nèi)容。通過該文件，建設(shè)方可以對監(jiān)理工作計劃有一個較全面的了解。內(nèi)容全面，針對性強的監(jiān)理規(guī)劃能夠讓建設(shè)方對監(jiān)理的工作能力充滿信心，并直接影響到建設(shè)方對監(jiān)理方的信任程度。監(jiān)理規(guī)劃編制內(nèi)容的深度、范圍、針對性等對項目監(jiān)理部開展監(jiān)理工作的指導作用是有直接關(guān)系的，也直接影響到監(jiān)理提供的服務(wù)質(zhì)量水平。因此，可以說監(jiān)理規(guī)劃是監(jiān)理方與建設(shè)方溝通過程中非常重要的書面文件，也是監(jiān)理方履行監(jiān)理合同的主要說明性文件，具體指導其履行監(jiān)理合同。業(yè)主通過其了解和確認監(jiān)理單位執(zhí)行合同，完成監(jiān)理任務(wù)的情況。
(2)參建各方工作制度。該制度的建立本身就是一個溝通的過程，通過建設(shè)方、承包方、監(jiān)理方的溝通、交流、討論最終形成的參建各方工作制度，是規(guī)范參建各方行為的一種制度。建設(shè)方
對工程建設(shè)工作中的主要要求都可以納入該制度中，通過這種溝通監(jiān)理方和建設(shè)方可以充分的意見交換，找到最佳結(jié)合點，制定既滿足項目要求和監(jiān)理管理規(guī)定，又能照顧到對方工作特性的業(yè)務(wù)程序，該制度作為規(guī)范參建各方相互往來工作關(guān)系的行為準則，各方應認真執(zhí)行，使各方職責、權(quán)限及相互工作關(guān)系明確，做到相互配合，相互監(jiān)督，保證工作規(guī)范，有序地進行，最終確保工程建設(shè)任務(wù)的圓滿完成。
(3)監(jiān)理月報。由項目監(jiān)理部每月底提交給建設(shè)方的階段性文件，反映的內(nèi)容是當月的施工及監(jiān)理情況，使建設(shè)方能夠掌握工程建設(shè)情況了解信息，做出下一步合理的布置和安排，如資金的布置監(jiān)理月報中所反映的對本工程建設(shè)的建議和意見，是讓建設(shè)方體會監(jiān)理方的責任感與專業(yè)性，是監(jiān)理方超前管理意識的一種體現(xiàn)，急工程所急，想工程所想的建議會使監(jiān)理方被建設(shè)方認同并感激。
(4)監(jiān)理工程師通知單。此種形式的交流是向建設(shè)方反饋一種監(jiān)理效果的信息，工程建設(shè)中發(fā)生了違反設(shè)計、規(guī)范規(guī)定的操作或發(fā)生了質(zhì)量事故、安全隱患，監(jiān)理方就向承包方下發(fā)監(jiān)理通知單并對整改結(jié)果進行了驗證，此過程表現(xiàn)了監(jiān)理方的專業(yè)性、技術(shù)性以及責任心，也是監(jiān)理方發(fā)現(xiàn)問題，解決問題能力的體現(xiàn)?！侗O(jiān)理工程師通知》要有針對性、依據(jù)充分，用詞要準確，同時要讓承包方有可回復性，將問題封閉。
(5)業(yè)主意見調(diào)查。每半年進行的一次業(yè)主意見調(diào)查，是建設(shè)方對監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量情況，監(jiān)理服務(wù)滿意情況的一種信息反饋，是建議方與監(jiān)理方就有關(guān)服務(wù)信息的溝通，最直接的反映了項目監(jiān)理部的工作效果及被建設(shè)方的認同程度。
此外書面形式的溝通還包括備忘錄、報告、建議書、監(jiān)理總結(jié)等等，在此就不做一一列舉。
2、會議形式的溝通
會議形式包括監(jiān)理例會、專題會議以及技術(shù)交底會，圖紙會審等。
(1)監(jiān)理例會以及專題討論會：
一般都是由監(jiān)理方主持，參建各方參與的一種溝通形式。各方在會上提出相應的要求、請示、意見等，是參建各方對工程建設(shè)進行的一種或交心或針鋒相對或互相體諒的交流，通過交流溝通，大家取得一致意見，解決了問題。會議是一種高效的解決問題的溝通方式，監(jiān)理方在會議上不但要平衡各方意見，也要敢于表述自己的意見，做到公正、專業(yè)的評判和表述，掌握會議的議題和進程是反映監(jiān)理方(特別是總監(jiān))的一種組織協(xié)調(diào)能力、語言表達能力的體現(xiàn)。拖踏冗長的會議會使參會各方(含建設(shè)方)感到反感，相反，精煉的會議能取得良好的效果，建設(shè)方也很愿意接受并積極參與此種交流。
(2)技術(shù)交底會：
這里所說的技術(shù)交底會是指就某個分項工程和工序監(jiān)理方按照監(jiān)理實施細則以及相關(guān)規(guī)范，向承包方進行的技術(shù)和要求的交底，建設(shè)方做為旁聽，此種溝通形式專業(yè)性較強，要求監(jiān)理方做好充分的準備，要讓建設(shè)方感受到監(jiān)理方高水準的專業(yè)技術(shù)能力。監(jiān)理方要以客戶的眼光和感受來要求承包商，這是一種監(jiān)理方驗收標準的交底，也是把建設(shè)方高標準高質(zhì)量要求的隱含需求的明示。通過這種溝通，建設(shè)方也會很認同監(jiān)理方這種把顧客需要求轉(zhuǎn)化為相關(guān)要求的一種做法。
(3)監(jiān)理工程師通知單。此種形式的交流是向建設(shè)方反饋一種監(jiān)理效果的信息，工程建設(shè)中發(fā)生了違反設(shè)計、規(guī)范規(guī)定的操作或發(fā)生了質(zhì)量事故、安全隱患，監(jiān)理方就向承包方下發(fā)監(jiān)理通知單并對整改結(jié)果進行了驗證，此過程表現(xiàn)了監(jiān)理方的專業(yè)性、技術(shù)性以及責任心，也是監(jiān)理方發(fā)現(xiàn)問題，解決問題能力的體現(xiàn)?！侗O(jiān)理工程師通知》要有針對性、依據(jù)充分，用詞要準確，同時要讓承包方有可回復性，將問題封閉。
(4)業(yè)主意見調(diào)查。每半年進行的一次業(yè)主意見調(diào)查，是建設(shè)方對監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量情況，監(jiān)理服務(wù)滿意情況的一種信息反饋，是建議方與監(jiān)理方就有關(guān)服務(wù)信息的溝通，最直接的反映了項目監(jiān)理部的工作效果及被建設(shè)方的認同程度。
(5)日常工作中的交流溝通。日常工作中的溝通主要是通過交談的方式進行，可別小看了這種日常的交談，通過交談可以反映一個專業(yè)監(jiān)理工程師的綜合素質(zhì)，包括敬業(yè)精神、專業(yè)技術(shù)水平、應變能力、協(xié)調(diào)能力、語言表達能力等等，所以應該支持并鼓勵這種溝通形式，讓專業(yè)監(jiān)理工程師參與建設(shè)方管理人員交流，一是充分獲取建設(shè)方的相關(guān)信息，為保持或改進我們的工作提供依據(jù);二是向建設(shè)方充分展現(xiàn)自我，讓建設(shè)方認同項目監(jiān)理部每一個監(jiān)理人員及其工作效果，直致認可并滿意項目監(jiān)理部提供的服務(wù)質(zhì)量。
這里特別推薦一種日常工作中的交流溝通方式，此方式對住宅小區(qū)的項目監(jiān)理部較為有用，也就是每天早上上班時項目總監(jiān)與建設(shè)方現(xiàn)場代表的交流，此法在戛納小鎮(zhèn)已經(jīng)形成了不成文的制度，每天早上總監(jiān)和甲方代表都會交流半個小時，各自向?qū)Ψ浇淮幌庐斕旎蚪诘墓ぷ饔媱潯⒐痉矫娼谔岢龅囊恍┮蠹瓣P(guān)注焦點，對某一問題進行初步探討并形成初步意見等等，交流的內(nèi)容很廣范，這樣的結(jié)果是監(jiān)理方工作的開展很順利，與建設(shè)方的配合也很順暢，久而久之形成了默契感，問題的解決就變得相當順利。
當然，溝通的形式和方式是多種多樣的，采用不同的溝通形式會取得不同的效果，什么時候什么情況選擇何種溝通形式才會取得良好的效果，這就是下面要談的溝通的時機與策略的選擇。
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